คนส่วนใหญ่ไม่ชอบที่จะเข้าประชุมด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันออกไป ไม่ว่าจะเป็นเวลาในการประชุมที่นานจนเกินไปหรือการประชุมที่ไม่ได้ประโยชน์อะไร จนทำให้หลายคนคิดว่าการประชุมเป็นการเสียเวลา เพราะฉะนั้นการจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ

อย่างไรก็ตามการประชุมก็ยังเป็นสิ่งจำเป็น เพราะหลายๆครั้ง การประชุมเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้งานหลายๆอย่างสำเร็จ อย่างเช่น การระดมความคิดหรือจัดการปัญหาต่างๆ ที่เกิดจากการทำงาน (อ้างอิงจาก: CNN Success) เพราะฉะนั้นพวกเราควรพิจารณาสิ่งเหล่านี้

1.กำหนดรายชื่อคนที่เข้าร่วมประชุม

อย่าลืมนะคะว่า เมื่อคุณต้องการชวนคนที่จะเข้าร่วมประชุม คุณควรเชิญชวนคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการประชุม คนส่วนใหญ่มักไม่ค่อยคิดให้รอบคอบว่าจริงๆแล้ว ใครบ้างที่จำเป็นที่จะเข้าร่วมการประชุม จนบางครั้งพนักงานบางคนอาจรู้สึกว่าหัวข้อในการประชุมนั้นไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรกับหน้าที่หรือความรับผิดชอบของพวกเขาเลย และสุดท้ายก็ทำให้พวกเขาคิดถึงสิ่งอื่น แทนที่จะมีส่วนร่วมในการประชุมครั้งนั้นๆ

นอกจากนั้นจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมไม่ควรจะใหญ่จนเกินไป เพื่อที่จะได้มีการสนทนาแลกเปลี่ยนความคิดกันได้อย่างใกล้ชิดขึ้น  และคุณภาพของบทสทนาขึ้นอยู่กับคุณภาพของความสัมพันธ์ของกลุ่มคนเหล่านั้นอีกด้วย เพราะฉะนั้นยิ่งมีคนน้อยในงานประชุมเท่าไหร่ ยิ่งทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2.มีระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจน

คุณต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมการประชุมเข้าใจถึงเป้าหมายและจุดประสงค์ในการประชุมครั้งนั้น ก่อนที่พวกเขาจะเข้าร่วมการประชุม เมื่่อคุณส่งคำเชิญ คุณควรจะแนบระเบียบวาระการประชุม และหัวข้อในที่ประชุมที่ชัดเจน

ให้เวลาผู้เข้าร่วมการประชุมอย่างเหมาะสม เพื่อให้พวกเขาได้มีเวลาทบทวนหัวข้อในการประชุม และการทำในลักษณะนี้ยังช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงเนื้อหาไปในทิศทางเดียวกัน ทำให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่น และถ้าคุณวางแผนว่า คุณจะจัดการประชุม คุณควรบอกพวกเขาให้รู้ล่วงหน้าเกี่ยวกับเวลาในการประชุมเวียก่อน

3.การมีส่วนร่วมในที่ประชุม

หลังจากที่คุณได้เชิญผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมาเข้าร่วมในการประชุมแล้ว ในฐานะหัวหน้าทีม คุณควรทำให้พวกเขารู้สึกผ่อนคลายและเป็นกันเอง มากไปกว่านั้นคุณควรเปิดโอกาสให้ทุกๆคนมีส่วนร่วมในการออกความคิดเห็น ยกตัวอย่างเช่น ผู้นำอาจถามความคิดเห็นจากทุกคนในที่ประชุม