4. กำหนดเวลาพูดของคุณเอง

ผู้นำในที่ประชุมเป็นหน้าที่หนึ่งที่สำคัญในการดำเนินการประชุมให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามพวกเขาควรจะตระหนักถึงสิ่งที่พวกเขาจะพูด เพราะหนึ่งในปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นในขณะประชุมก็คือ การใช้เวลาประชุมนานจนเกินไป เนื่องจากพูดเรื่องที่ไม่จำเป็น หรือผู้นำพูดมากจนเกินไป และยังทำให้ผู้นำการประชุมไม่มีเวลาพอที่จะถามคำถามหรือรับฟังความเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ เพราะฉะนั้นถ้าคุณต้องการให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพคุณควรมีเวลาให้พวกเขาได้เข้ามามีส่วนร่วมในที่ประชุม โดยการถามความคิดเห็นหรือถามคำถามในที่ประชุม

5.  มีการกระตุ้นการตัดสินใจ

บางครั้งผู้เข้าร่วมการประชุมมักจะตอบคำถามแตกต่างกันออกไป ในขณะที่พวกเขาถูกถามในระหว่างการประชุม และเพื่อที่จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ผู้นำจำเป็นต้องทบทวนเนื้อหาที่ได้โต้แย้งกันไปแล้วในที่ประชุม รวมถึงระยะเวลาของงาน และขั้นตอนต่อไปที่พวกเขาจะต้องทำ

โดยการประชุมที่ปราศจากการวางแผนในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบและระยะเวลา มักจะยากต่อการทำสิ่งนั้นให้บรรลุเป้าหมาย และมากไปกว่านั้นจะทำให้ยากต่อการรับรู้ว่าใครมีหน้าที่อะไรบ้าง และต้องติดตามงานจากใคร

6. การใช้เทคโนโลยีในที่ประชุม

คงปฏิเสธไม่ได้เลยค่ะว่า เทคโนโลยีทำให้อะไรหลายๆอย่างในชีวิตง่ายขึ้น แต่เทคโนโลยีก็อาจทำให้การประชุมนั้นไม่เป็นไปอย่างที่คาดไว้ เพราะถ้ามีใครในที่ประชุมกำลังส่งข้อความหรืออีเมลล์ในขณะที่ทุกคนกำลังประชุมกันอยู่ นั่นก็หมายความว่า คนๆนั้นไม่ได้ฟังการสนทนาในที่ประชุมเลย และไม่มีส่วนร่วมในที่ประชุม

เพราะฉะนั้นผู้นำที่ดีต้องตั้งกฎเกณฑ์ในเรื่องของการใช้เทคโนโลยีในที่ประชุม หรือกำหนดว่าพวกเขาสามารถใช้ใด้ระดับไหน หรือบางองค์กรมีการห้ามใช้เทคโนโลยีในระหว่างการประชุม หรืออาจขอให้ผู้เข้าร่วมการประชุมปิดโทรศัพท์มือถือก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น

7. ในกรณีที่เป็นการประชุมประจำวัน ควรจะทำให้มันสั้นที่สุด

บางครั้งการประชุมประจำวันอาจจำเป็น เพราะเป็นการทบทวนการทำงานที่ผ่านมาในแต่ละวัน และในกรณีนี้คุณควรทำให้การประชุมนั้นสั้นได้ใจความ การประชุมไม่ควรเกิน 20 นาที อาจเป็นการประชุมแบบการยืนคุยกันและทุกคนสามารถเดินไปรอบๆเพื่อคุยกับคนอื่นๆได้ทั่วถึง

และนี่คือ 7 วิธีที่คุณควรพิจารณา เพราะมันอาจทำให้การประชุมของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จำไว้เลยนะคะว่า อย่าทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมผิดหวัง พยายามทำให้พวกเขามีส่วนร่วมในที่ประชุมมากที่สุด